Oferirea de carduri de bonuri de masă angajaților reprezintă o metodă eficientă prin care firmele pot sprijini bunăstarea acestora și, totodată, pot beneficia de avantaje fiscale. Aceste carduri sunt o alternativă modernă și convenabilă la bonurile de masă tipărite, permițând angajaților să plătească pentru mesele zilnice într-un mod simplu și rapid. În acest articol, vom detalia pașii prin care companiile pot implementa acest beneficiu și avantajele pe care le oferă.
1. Alegerea unui furnizor de carduri de bonuri de masă
Primul pas în implementarea acestui beneficiu este selectarea unui furnizor autorizat. Pe piață există mai mulți emitenți de astfel de carduri de bonuri, precum Pluxee România, Edenred și Up România. Firmele trebuie să analizeze ofertele disponibile și să aleagă soluția care se potrivește cel mai bine nevoilor angajaților și bugetului companiei.
Factorii de luat în considerare includ:
- Rețeaua de comercianți parteneri unde cardurile pot fi utilizate;
- Costurile administrative și comisioanele percepute;
- Ușurința în administrarea și încărcarea sumelor pe carduri.
2. Stabilirea unei politici interne privind acordarea beneficiilor
După alegerea furnizorului, compania trebuie să stabilească regulile interne privind acordarea cardurilor de bonuri de masă. Este important să fie clar definite criteriile de eligibilitate, suma acordată lunar și momentul încărcării cardurilor.
De exemplu, în conformitate cu legislația în vigoare, valoarea maximă a unui bon de masă este stabilită prin lege la 40,04 lei per zi lucrată, însă angajatorii pot alege și o valoare mai mică.
3. Încheierea unui contract cu furnizorul ales
Pentru a începe distribuirea de carduri de bonuri de masă, firma trebuie să încheie un contract cu furnizorul ales. Acest contract stabilește termenii și condițiile utilizării cardurilor, inclusiv frecvența încărcării sumelor și modalitățile de plată către furnizor.
În plus, este necesară transmiterea către furnizor a listei de angajați beneficiari și a sumelor aferente fiecăruia. Majoritatea furnizorilor oferă platforme online care facilitează administrarea acestor carduri, permițând angajatorilor să efectueze actualizări rapide și eficiente.
Dacă firma are în plan și distrubuirea de carduri de vacanță sau carduri de cultură, recomandat este să aleagă un singur furnizor pentru toate aceste beneficii extrasalariale, eficientizând astfel procesele interne și timpul alocat de departamentele HR și financiar-contabil în vederea gestionării acestora.
4. Distribuirea cardurilor către angajați
După finalizarea contractului, furnizorul trimite cardurile către companie, iar aceasta le distribuie angajaților. De obicei, cardurile sunt livrate inactive și necesită o activare prealabilă, care se poate face online sau prin aplicația mobilă a furnizorului.
Este recomandat ca firma să ofere angajaților informații clare despre utilizarea cardurilor de masă, inclusiv locurile unde acestea pot fi folosite și modalitatea de verificare a soldului disponibil.
5. Beneficii pentru angajați și angajatori
Cardurile de bonuri de masă aduc beneficii atât angajaților, cât și angajatorilor:
- Pentru angajați:
- Oferă flexibilitate în alegerea meselor și restaurantelor;
- Sunt mai ușor de utilizat decât bonurile de masă tipărite;
- Pot fi folosite în supermarketuri și restaurante partenere;
- Sprijină o alimentație mai sănătoasă și echilibrată.
- Pentru angajatori:
- Beneficii fiscale, deoarece sumele acordate sub formă de bonuri de masă sunt deductibile și scutite de anumite contribuții sociale;
- Creșterea satisfacției și loialității angajaților;
- O metodă simplă de gestionare a beneficiilor extrasalariale.
Implementarea cardurilor de bonuri de masă în cadrul unei firme este un proces relativ simplu, ce nu durează mult, însă aduce multiple avantaje pentru toate părțile implicate. Firmele care implementează acest sistem se bucură de avantaje fiscale, reducând costurie asociate cu taxele salariale, dar și de avantaje competitiv în atragerea și retenția talentelor, deoarece oferirea de beneficii extrasalariale contribuie la crearea unui mediu de lucru mai atractiv.
În plus, tranziția de la bonurile de masă fizice la cardurile electronice a simplificat considerabil procesul de administrare. Acum, încărcarea fondurilor și gestionarea acestora sunt mult mai rapide și eficiente, reducând riscurile asociate cu pierderea sau deteriorarea bonurilor tipărite
